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Articles > Divers > Préparer une sortie en groupe

Préparer une sortie en groupe

Publié par BODIC le 31-08-2014 23:24 (1204 lectures)

Comment bien réussir une sortie organisée de plusieurs motos.

Savoir ce que l'on veut faire exactement:
Une sortie sur un week-end ,sur un week-end prolongé , sur une période plus longue,une concentration donc beaucoup plus de motos un programme différent des exemples précédents.

1.Connaître parfaitement la région que l'on veut faire découvrir .
2.S'y prendre longtemps à l'avance(une année c'est bien) afin de déterminer grossièrement le nombre de personnes présentes ce qui est très important par rapport au trajet qui va ensuite être adapté au nombre de participants.
3.Une fois cela fait tracer son itinéraire en s'aidant d'une carte routière très détaillée et commencer à faire ses reconnaissances au niveau des routes des stations essence des restaurants du midi et des hôtels du soir ou d'un camp de base qui va servir de replis chaque soir .
4.Commencer le repérage sur le terrain en notant les heures de départ plein fait la veille le temps mis pour rejoindre les étapes et les arrêts intermédiaires (arrêts pipi essence si parcours long ).Repérer les itinéraires parallèles les revêtements des chaussées la fluidité de la circulation . Il est important de prendre des notes car d'une fois sur l'autre on oublie des détails qui ont leur importance sur le timing. Au cours du repérage routier il faut aussi faire le repérage logistique hôtels restaurants bistrots voir adapter le parcours si un point intéressant peut donner à votre sortie un cachet supplémentaire. Ne pas oublier que quand vous roulez à 90 devant le dernier (12 motos) risque de se trouver à 130.Dans votre reconnaissance vous allez tenir compte de la difficulté de l'itinéraire très roulant roulant peu roulant car tous vos motards n'ont pas le même style de conduite et vous devez satisfaire tout le monde. Votre mise en place de l'itinéraire va prendre environ six mois en tenant compte des imprévus de la météo et il ne faut pas hésiter à peaufiner le repérage en voiture ce qui est plus facile pour prendre des notes.
5.L'hébergement: à moins de connaître déjà des adresses il faut les essayer sans dire ce que l'on veut faire incognito et comparer plusieurs choses ensuite il faut négocier .
Pour les hôtels il suffit de prendre l'apéro et de demander à visiter et généralement au cours de la discussion les choses se débloquent et on obtient souvent de très belles prestations à un prix compétitif.(lors de la dernière Armorzane j'ai contacté l'hôtel Barrière à Dinard en me disant pfutt des motards ils en ont rien à foutre et bien j'ai été très surpris de leur réaction ils m'ont proposé un prix relativement acceptable c'est un 4 étoiles et cette année ils m'ont recontacté pour une future manifestation sur tout leur site hôtelier de France : comme quoi tout est possible).
6.La structure de votre manifestation est bien engagée six mois avant la date voir huit mois vous allez demander un engagement ferme des participants afin de pré réserver vos restaurants et hôtels . Essayez de demander juste un acompte aux professionnels et deux chèques à vos participants .Négociez les désistements avec les professionnels jusqu'à un mois avant la participation sans pénalités (impossible pour les voyages à l'étranger ou nécessitant un transport par Ferry sauf agence de voyage avec un coût plus élevé).
7.A cinq mois de la manifestation le parcours les étapes tout doit être bouclé ainsi que les itinéraires de rechange en cas de mauvais temps avec un programme modifié dans la mesure du possible(ça ne l'est pas toujours).Préparez un décharge de responsabilité que vous ferez signer aux participants pour dégager votre propre responsabilité chacun devant assumer sous sa responsabilité sa participation à une virée entre amis. Pour une grosse concentration c'est plus compliqué et FiFi est le roi dans ce domaine il faut lui demander mais logiquement l'autorisation doit être demandée à la préfecture au moins trois mois avant la date et chaque maire de commune traversée doit donner son accord!
8.Pensez aussi si possible à avoir un minimum de bricole de dépannage voir une voiture balai qui récupère casques et blousons en été quand on va visiter certains sites .
9.Et bien sûr une Belle en bonne santé parce que si vous organisez avec une bécane en panne ça va pas le faire
On va dire aussi et c'est pas le moindre travaillez en équipe partagez les choses à faire parce qu'une bonne sortie ce n'est jamais l'oeuvre d'une seule personne mais d'une équipe qui partage votre passion.
10.En final arrangez vous pour avoir en participant Noël pour les photos et Michel le Outard pour les films et là tout sera parfait .


Bonne chance et beaucoup de plaisir à vous de faire partager à vos amis ce qui vous tient à coeur vous fait vibrer nous fait avancer.


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